Vrijwilligersbeleid

Datum:                 1 oktober 2023

Versie:                 1.0

Bijlagen:              geen

Vastgesteld:      ALV 23 oktober 2023

Voorgaande versies van het vrijwilligersbeleid worden hiermee ingetrokken.

Vrijwilligersbeleid

Gezien de groei die SDO heeft doorgemaakt, en het maatschappelijk gegeven dat mensen steeds minder tijd hebben, maakt het tot een lastige opgave om vrijwilligers te vinden. SDO wil zo min mogelijk vaste krachten aannemen om de kosten te drukken, dit is anders merkbaar in de verhoging van de contributiebedragen.

Om de continuïteit van de club niet verder onder druk te zetten is er helaas een andere aanpak nodig. Daarom is vanaf seizoen 2023-2024 de vrijwilligersbijdrage opgeteld bij de contributie en wordt in 1 keer geïncasseerd. Hierdoor betaald elke speler contributie én vrijwilligersbijdrage. Leden boven de 18 jaar en ouders/verzorgers van leden onder de 18 jaar, worden verplicht gesteld een vrijwilligerstaak binnen de vereniging te vervullen (met uitzondering van het G-voetbal). Als je je opgeeft voor (verschillende) vrijwilligers taken dan verdien je je vrijwilligersbijdrage weer terug. Dit bedrag wordt aan het einde van het seizoen terugbetaald. Bedrag van de vrijwilligersbijdrage wordt jaarlijks vastgesteld tijdens de ALV.

Voor niet-actieve leden van SDO en begunstigers van SDO geldt geen verplichting tot het verrichten van vrijwilligerswerk. Uiteraard staat elk niet-actief lid en iedere begunstiger het vrij om toch vrijwilligerswerk te gaan doen.

Want waar kunnen wij vrijwilligers bij gebruiken:

• vrijwilligers die onze gasten in de kantine voorzien van een hapje en een drankje;
• vrijwilligers die iedere week in de commissiekamer de teams hun weg wijzen naar de velden of kleedkamers;
• vrijwilligers die de functie van trainer/leider/coach vervullen;
• vrijwilligers die als scheidsrechter wedstrijden willen fluiten;
• vrijwilligers die onderhoudswerkzaamheden verrichten (zelfwerkzaamheid);
• vrijwilligers die willen helpen bij het organiseren en begeleiden van toernooien;
• vrijwilligers die diensten uitvoeren op zondag (omroeper, stewards, etc.);
• vrijwilligers die deel willen nemen in commissies ((jeugd)bestuur, vriendenclub, communicatie etc).

Regels

Om er met zijn allen voor te zorgen dat dit beleid werkt, zijn er een aantal spelregels opgesteld. Vanzelfsprekend kunnen deze regels elk seizoen worden aangepast als hier aanleiding voor is.

• Uitgangspunt is dat ieder spelend lid of ouder/verzorger voor (tenminste) 9 uur per seizoen aan vrijwilligerstaken op zich neemt. Maken 2 of meer spelende leden deel uit van 1 gezin dan worden dat minimaal 12 uur aan vrijwilligerstaken (per gezin). De vrijwilligersbijdrage wordt dan slechts eenmaal (per gezin, postcode huisnummer) geincasseerd. Let op: het aantal te behalen uren in de planningstool is niet leidend. Bovenstaande uren zijn leidend.
• Het is van belang om aan het begin van elk seizoen een compleet beeld te verkrijgen van vrijwilligersfuncties- en taken die al wel of niet worden uitgevoerd. Voor kantinediensten en commissiekamerdiensten schrijf je je in via het vrijwilligersrooster. Deze is te vinden op sdobussum.nl onder het kopje "vrijwilligers”. Wil je op een ander manier aan je vrijwilligerstaken voldoen (bijvoorbeeld als scheidrechter), laat dit dan weten via de mail: [email protected].
• Roosters voor het vervullen van de vrijwilligerstaken worden online gepubliceerd.
• Is een vrijwilligersdienst eenmaal ingeroosterd, dan dient deze ook vervult te worden. Uiteraard kan het voorvallen dat een vrijwilliger op het laatste moment verhinderd is. De vrijwilliger dient dan direct contact op te nemen met de vrijwilligerscommissie zodat er naar een oplossing kan worden gezocht. De vervallen dienst zal dan op een ander tijdstip ingehaald moeten worden. Mocht dit vaker voorkomen bij dezelfde vrijwilliger, dan zal de terugbetaling van de vrijwilligersbijdrage komen te vervallen.
• Als een vrijwilliger, zonder bericht, niet komt opdagen, volgt er een waarschuwing. Ook hier wordt verwacht dat de vrijwilligerstaak op een ander tijdstip wordt ingehaald. Mocht een vrijwilliger vaker niet op komen dagen dat wordt ervan uitgegaan dat deze zijn vrijwilligerstaken niet meer wil doen en komt de terugbetaling van de vrijwilligersbijdrage te vervallen.
• Bij afgelastingen of speelvrije dagen vallen soms (maar niet altijd) diensten uit. Is dit het geval, dan wordt de vrijwilliger hierover uiteraard zo snel mogelijk ingelicht. Zonder bericht moet de ingeroosterde vrijwilliger er echter vanuit gaan dat er op hem/haar gerekend wordt. De diensten die door afgelastingen of speelvrije dagen uitvallen, hoeven niet ingehaald te worden. Deze vrijwilligerstaken worden als behaald genoteerd.
• Wanneer je afziet van je vrijwilligerstaken, wordt de vrijwilligersbijdrage niet teruggestort aan het einde van het seizoen. Graag doorgeven als je daarvan afziet voor 1 oktober via de mail: [email protected].
• Elk lid dat heeft aangegeven geen vrijwilligerstaken te doen en daarmee afziet van het terugstorten van de vrijwilligersbijdrage, laat dat per seizoen weten via de mail [email protected].
• Leden die aangeven vrijwilligerstaken op zich te nemen, maar dit vervolgens het hele seizoen laten afweten, krijgen aan het einde van het seizoen de vrijwilligersbijdrage niet teruggestort.
• De inkomsten, die uit niet terugbetaalde bedragen ontstaan, komen ten goede aan de vrijwilligers. Denk hierbij aan de kosten die gemaakt moeten worden om het werk voor de vrijwilligers zo prettig mogelijk te maken. Bij hoge nood kan het geld ook gebruikt worden om gaten in de roosters in te laten vullen door betaalde krachten, of mensen van buiten de vereniging. Bij een overschot in de vrijwilligerskas gaan de leden van het ALV in het daaropvolgende seizoen bepalen hoe dit besteed gaat worden.
• De vrijwilligerscommissie en/of het bestuur is bevoegd de besluiten te nemen die bij de toepassing van deze regels aan de orde komen. Geschillen over deze besluiten worden door de vrijwilligerscommissie ter beslechting aan het bestuur voorgelegd.
• Leden die weigeren te voldoen aan de verplichte vrijwilligersbijdrage worden uitgesloten van wedstrijden/trainingen of kunnen geen lid blijven van SDO. Als de vrijwilligersbijdrage/contributie wordt gestorneerd, zonder dat er een afspraak met de penningmeester is, wordt het spelend lid geblokkeerd en kan pas weer deelnemen als alles is voldaan.
• Elk nieuw lid zal bij inschrijving worden gewezen op de uitgangspunten en spelregels van het vrijwilligersbeleid en dient hiermee akkoord te gaan.
• Leden die lid zijn geworden na 1 oktober, draaien pas het volgende seizoen mee.
• Bij leden via het Sportfonds wordt de vrijwilligersbijdrage niet geïncasseerd. De ouders/verzorgers van de leden zijn wel verplicht te voldoen aan de vrijwilligersregels. Zijn er niet genoeg diensten ingeschreven voor 1 november (diensten kunnen vooraf ingeschreven worden) of loopt er geen andere afspraak met de vrijwilligerscommissie en/of bestuur, wordt het spelende lid geblokkeerd en kan pas weer deelnemen zodra de diensten zijn ingevuld óf als er een afspraak is gemaakt met de vrijwilligerscommissie en/of bestuur.